Mitä henkilötietoja hallussamme on?

Asiakkaidemme henkilötietoja löytyy laskutus- sekä reskontraohjelmasta. Henkilötiedoista löytyy jokaiselta asiakkaaltamme minimissään nimi ja osoite. Osalta asiakkaista löytyy myös puhelinnumero, henkilötunnus ja sähköpostiosoite. Osalla asiakkaista löytyy tiedoista myös tilinumerotieto sekä kiinteistötunnustieto. Mikäli asiakkaalle on rahapalautuksia tulossa, tilinumero pyritään kuitenkin myös aina varmistamaan oikeaksi.

Kaikki sopimuksissa olevat henkilötiedot ja yritystiedot saamme asiakkailtamme suoraan. Mikäli esim. puhelintieto ei ole oikea, käytämme oikean löytämiseksi Finder.fi ?palvelua. Korjaavia yritystietoja saamme noudettua julkisista rekistereistä esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallitus ja verohallinnon (ytj.fi) sivustolta. Verkkolaskutustiedot olemme saaneet tieke.fi ?sivustolta, jota ollaan juuri päivittämässä verkkolaskuosoitteisto.fi ?sivustoksi. Pääosin kuitenkin kaikki asiakasrekistereissä olevat tiedot saamme asiakkailtamme, pieniä korjauksia lukuun ottamatta. Meille ei tule automaattisesti asiakkaiden muuttotietoja, vaan tieto näistäkin tulee suoraan asiakkailta.

Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsittelemme?

Tietoja tarvitaan tarkoituksissa, jotka liittyvät mm. asiakassuhteen hoitamiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä maksuliikenteeseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Asiakassuhteen hoitoon liittyvät mm. liittymäasiat, mittariluennat ja verkoston korjaustyöt sekä asiakkaille viestintä. Henkilötietotarpeemme on asiakkaan tunnistamiseen ja sitä kautta palvelemiseen. Meillä ei ole asiakkaillemme kohdennettua markkinointia, joten siihen tarkoitukseen emme henkilötietoja tarvitse. Käsittelemme tietoja itse. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille markkinointia varten.

Kenen haltuun luotamme tietojamme ja mitä olemme sopineet?

Henkilötietoja luovutetaan toimistolta asennusmiehille asiakkaan tavoittamiseksi, eli nimi, osoite ja puhelinnumero. Yhteystieto annetaan asentajille monesti joko puhelimitse tai paperilla heidän käydessä toimistolla. Tietoja voivat käsitellä myös järjestelmätoimittajat järjestelmän testauksen tai kehittämisen yhteydessä, mutta heidän kanssaan on myös huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

Asiakkaan tiedot löytyvät VesikantaPlus -laskutusohjelmasta, joka on vain Kauhajoen Vesihuolto Oy:n työntekijöiden käytössä. Lisäksi laskutustiedot siirtyvät reskontraan, joka on Kauhajoen kaupungin ProEconomica- ohjelmisto. ProEconomicassa on usean yrityksen tietoja ja Kauhajoen Vesihuolto Oy:n tietoihin pääsevät käsiksi oman toimistoväkemme sekä toimitusjohtajan lisäksi kirjanpitäjät sekä kaupungin pääkirjanpitäjä, koska he hallitsevat/muokkaavat ohjelman käyttöoikeuksia.

Olemme ottaneet käyttöön maaliskuussa 2017 KeyPron KeyAqua-paikannusohjelman, josta löytyvät myös asiakkaidemme nimet, osoitteet sekä puhelinnumerot, mikäli tiedot ovat laskutusohjelmaamme tallennettuna. Ohjelmalla lähetämme asiakkaille viestejä esimerkiksi vesikatkoksista. Asiakkaiden kulutustietoja löytyy CGI:n ylläpitämästä kulutusWeb-palvelusta, johon jokaisella asiakkaallamme on omat tunnuksensa kirjautua. Asiakkaat näkevät sieltä omaa kulutustaan sekä yhteystiedot, jotka meillä on laskutusohjelmassamme. Yhteystietojen päivittäminen onnistuu myös web-palvelun kautta.

Asiakastietojen käsittelyn turvallisuus?

Henkilötietojen suojaaminen on pääasiassa salasanojen takana. Meillä on käytössä asianmukaiset tekniset turvallisuusmenettelyt. Työhuoneen koneelle päästäkseen tulee olla salasana sekä sen jälkeen laskutus- tai reskontraohjelma vaatii omat salasanansa sekä käyttötaidon. Paperilla olevat henkilötiedot ovat mapeissa, ja toimiston ovi lukittuna yöaikaan, kun toimistolla ei ole työntekijää. Päivällä toimiston ovet saattavat olla avoinna ja henkilökunta hetkisen poissa (wc- tai kahvitauolla). Poistuttaessa koneelta kone lukitaan aina, ettei kukaan ulkopuolinen pääse tietoihin käsiksi poissa ollessa.

Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi

Asiakkaanasi sinulla on oikeus pyytää tietoja, mitä sinusta meillä löytyy. Monesti nämä asiakastiedot näkyvätkin jo myös laskuilla, vain mahdollinen puhelinnumero, sähköpostiosoite tai tilinumero ei laskuille tulostu. Voit pyytää meitä päivittämään yhteystietojasi ja toki myös on velvollisuutesikin, sopimuksen kautta, ilmoittaa ajankohtaiset yhteystietosi laskutusta varten.

Kumppanit

Kauhajoen kaupunki ja kaupungin hallussa oleva ProEconomica- ohjelmisto. KeyPro- ohjelma, CGI-Vesikanta, laskutusohjelma. ICT-ostopalvelut.

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset perusteet:

–       rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a)
–       käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b)
–       käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f)

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas.

Tietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Lisäksi osaa tiedoista voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kauppaa koskevien vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Tällä hetkellä talletamme kaikki tehdyt liittymäsopimukset sekä lisäliittymäsopimukset liitteineen eli mm. asema ja pohjapiirustuksineen toistaiseksi. Tarvitsemme hinnastomme mukaisia lisäliittymiä ratkaistessamme alkuperäisten liittymien tietoja päätyäksemme oikeaan lisäliittymän euromäärään. Vanhojen asiakkaidemme henkilötietoja emme päivitä, vain liittymään vaikuttavat tiedot ovat meille tärkeitä.